Die IT einer modernen Arztpraxis: Was Sie vor der Niederlassung wirklich wissen müssen

1. Warum die IT heute ein zentraler Erfolgsfaktor ist

Die Anforderungen an Praxen haben sich stark verändert. Früher reichten ein paar Rechner, ein Drucker und ein Praxisprogramm. Heute hängt nahezu alles von einer gut funktionierenden IT ab:

• Patientendaten müssen nach DSGVO und BSI-Vorgaben geschützt werden.

• Die Telematikinfrastruktur (TI) ist Pflicht.

• Prozesse wie Terminvergabe, Befunddokumentation, Röntgen, Laboranbindung oder Abrechnung laufen digital.

• Teams arbeiten softwaregestützt – vom Empfang bis ins Sprechzimmer.

• Patientinnen und Patienten erwarten digitale Services wie Online-Termine, Videosprechstunden oder digitale Anamnesen.

Kurz gesagt: Ohne stabile, sichere und professionell geplante IT funktioniert in einer modernen Praxis kaum etwas.

Für Gründerinnen und Gründer ist das besonders relevant, weil IT-Fehler oft spät auffallen – und dann teuer werden. Ein schlecht geplanter Server, ein unpassendes System oder fehlende Sicherheitsstandards können den Praxisbetrieb über Jahre ausbremsen.

2. Die IT-Grundausstattung – was Ihre Praxis wirklich benötigt

Damit Ihre Praxis von Anfang an stabil läuft, benötigen Sie eine klare IT-Struktur. Folgende Bausteine gehören zu jeder modernen Arzt- oder Zahnarztpraxis.

a) Praxissoftware (PVS / ZMV / KIS)

Die Praxissoftware ist das Herz Ihrer gesamten IT. Sie steuert:

• Terminmanagement

• Patientenakte

• Dokumentation

• Befunde

• KV-Abrechnung

• GOÄ / GOZ / BEMA (für Zahnärzte)

• Kommunikation mit Laboren, KVen und Dienstleistern

Wichtig:
Überlegen Sie vor der Auswahl, welche Prozesse digital laufen sollen. Einige Systeme sind extrem umfassend, aber wenig intuitiv. Andere sind leicht bedienbar, dafür eingeschränkter.

Achten Sie auf:

• Zukunftsfähigkeit und Update-Politik des Herstellers

• transparenten Support

• gute Schulungsangebote

• Schnittstellen zu Geräten und Laboren

• Cloud vs. Lokallösung (mehr dazu gleich)

b) Infrastruktur: Server, PCs, Drucker, Netzwerke

Eine stabile Hardware ist die Basis für alles. Dazu gehören:

• leistungsfähige Arbeitsplatz-PCs

• Monitore in ausreichender Größe

• ein Server oder eine Cloud-Umgebung

• ein sicheres NAS (Backup)

• Router, Firewall, Switches

• WLAN für Mitarbeiter (nicht für Patienten!)

• Drucker, Scanner, eGK-Lesegeräte

Empfehlung:
Planen Sie Hardware lieber „eine Nummer größer“, denn Praxen arbeiten oft mit mehreren Programmen parallel.

c) Die Telematikinfrastruktur (TI)

Für alle Kassenpraxen ist die TI verpflichtend. Sie benötigen:

• eHBA

• SMC-B

• Konnektor (lokal oder cloudbasiert)

• Kartenterminals

• VPN-Zugangsdienst

Dienstleister übernehmen den Anschluss – aber Sie sollten wissen, dass TI-Probleme zu den häufigsten Störfaktoren in Praxen gehören. Verlässliche Partner sind hier Gold wert.

3. Cloud oder Server? Eine der wichtigsten Entscheidungen

Eine der größten strategischen Fragen lautet: Cloud oder lokaler Server?

Option 1: Lokaler Server

Vorteile:

• volle Kontrolle

• hohe Geschwindigkeit im lokalen Netzwerk

• unabhängig von Internet-Störungen

Nachteile:

• höhere Anschaffungskosten

• regelmäßige Wartung nötig

• hoher Aufwand bei Sicherheitsupdates

• Ausfälle betreffen die komplette Praxis

Option 2: Cloud-Lösung

Vorteile:

• keine Hardware-Wartung

• automatische Updates

• hohe Sicherheit durch professionelle Rechenzentren

• Zugriff von überall (z.B. Homeoffice, Zweitpraxis)

Nachteile:

• abhängig von stabiler Internetverbindung

• oft laufende Kosten statt Einmalinvestition

• nicht jede Praxissoftware ist cloudfähig

Tipp:
Wenn Sie langfristig modern und flexibel arbeiten möchten, ist die Cloud oft die bessere Lösung – vorausgesetzt, das System ist zertifiziert und DSGVO-konform.

4. IT-Sicherheit und Datenschutz – oft unterschätzt, aber absolut zentral

Als Arzt oder Zahnärztin arbeiten Sie mit hochsensiblen Daten. Entsprechend streng sind die Vorgaben.

Folgende Bausteine sind Pflicht oder extrem empfehlenswert:

• verschlüsselte Datenspeicherung

• starke Firewall

• regelmäßige Backups, idealerweise 3-stufig (lokal, extern, Cloud)

• Zero-Trust-Ansätze für Zugriffsrechte

• Mitarbeiter-Schulungen zum Datenschutz

• Passwort-Policy und Multi-Faktor-Authentifizierung

• abgesichertes Praxis-WLAN

• Updates und Patches ohne Verzögerung

Das Risiko wird häufig unterschätzt:
Eine einzige Datenpanne oder ein Hackerangriff kann Ihre Praxis tagelang lahmlegen – und hohe Kosten verursachen.

5. Medizintechnik & Geräteanbindung: Der unterschätzte Komplexitätsfaktor

Je nach Fachrichtung müssen zahlreiche Geräte angebunden werden:

• Röntgen

• OPG / DVT

• Ultraschall

• EKG

• Laborgeräte

• Steri-Dokumentation

• Intraoralkameras (Zahnärzte)

Viele Gründerinnen und Gründer erleben hier Überraschungen – zum Beispiel, dass teure Geräte nicht mit der gewählten Software kompatibel sind.

Planen Sie unbedingt:

• passende Schnittstellen

• einheitliche Bildarchive (z.B. PACS)

• eine stabile Netzwerkstruktur

• ausreichend Bandbreite

Gerade bei digitalen Röntgensystemen ist Performance ein entscheidender Faktor.

6. Digitale Prozesse & Patientenerfahrung: Was heute Standard ist

Patientinnen und Patienten erwarten heute digitale Lösungen. Dazu gehören:

• Online-Terminbuchung

• digitale Anamnese- und Aufklärungsbögen

• automatisierte Terminerinnerungen

• digitale Befundübermittlung

• digitale Rechnungs- und Mahnprozesse

• Videosprechstunde

• digitale Bezahlmöglichkeiten

In der Praxis selbst werden außerdem immer mehr Workflows digitalisiert:

• interne Kommunikation (z. B. Aufgaben- oder Nachrichten-Tools)

• digitale Hygienedokumentation

• digitale Qualitätsmanagementsysteme

• digitale Dokumentenkameras für Beratungsgespräche

• Diktier- und Spracherkennungssysteme

Mit einer guten IT sparen Sie täglich Zeit – und verbessern die Patientenerfahrung spürbar.

7. Wie Sie die IT richtig planen – die wichtigsten Praxistipps

Damit Ihre Praxis-IT von Anfang an stabil läuft, orientieren Sie sich an diesen Grundsätzen:

Tipp 1: Holen Sie früh einen spezialisierten IT-Dienstleister ins Boot

Die IT ist kein Bereich, den man „nebenbei“ planen kann. Ein guter Dienstleister versteht Praxisabläufe, Geräteanbindungen und TI-Anforderungen.

Tipp 2: Planen Sie mindestens 3–6 Monate Vorlauf

Besonders in der TI und bei Hardware-Lieferzeiten kommt es regelmäßig zu Verzögerungen.

Tipp 3: Legen Sie Wert auf Dokumentation

Eine gut dokumentierte IT wird später viel einfacher zu warten.

Tipp 4: Rechnen Sie realistisch mit Kosten

Für eine moderne Praxis sollten Sie zwischen 25.000 und 60.000 Euro einplanen – je nach Fachrichtung und Ausstattung.

Tipp 5: Schulen Sie das Team regelmäßig

Viele IT-Probleme entstehen nicht durch schlechte Technik, sondern durch ungeschulte Anwender.

8. Fazit: Eine gute IT ist keine Option – sie ist Ihre Basis

Die IT entscheidet über Effizienz, Sicherheit und Stabilität Ihrer Praxis. Wenn Sie frühzeitig planen, die richtigen Systeme auswählen und mit professionellen Partnern arbeiten, legen Sie den Grundstein für eine reibungslos funktionierende Praxis.

Und das Beste: Eine gut aufgebaute IT zahlt sich jeden einzelnen Tag aus – für Sie, Ihr Team und Ihre Patientinnen und Patienten.